Denna integritetspolicy beskriver hur Billmate AB, org.nr 556918-4129, (”Billmate”, ”vi”, ”oss”), behandlar dina personuppgifter. Billmate kommer i alla lägen se till att personuppgifter behandlas på ett lagenligt och korrekt sätt. Nedan finner du hur vi behandlar dina personuppgifter.

1. VEM ANSVARAR FÖR DINA PERSONUPPGIFTER?

Billmate är personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter och ansvarar för att sådan behandling sker i enlighet med gällande dataskyddsbestämmelser.

2. VILKA PERSONER BEHANDLAR VI PERSONUPPGIFTER OM?

Vi behandlar personuppgifter om följande kategorier av personer:

  • Besökare, dvs. den fysiska person som besöker vår webbplats.
  • Nyhetsbrevsmottagare, dvs. den fysiska person som vid besök på vår webbplats anmäler om att erhålla våra nyhetsbrev.
  • Kunder och samarbetspartners, dvs. den fysiska person som är företrädare för våra befintliga och framtida kunder eller samarbetspartners som köper, använder, levererar till eller ställer frågor om Billmates produkter eller tjänster.
  • Gäldenär; den fysiska person som ska betala varor/tjänster via Billmates tjänst såsom köp via kort, bank eller mot faktura eller den fysiska person som till exempel står som kontaktperson eller annan representant för det bolag som köper varor/tjänster via Billmates tjänst såsom köp via kort, bank eller mot faktura.

3. VILKA PERSONUPPGIFTER BEHANDLAR VI OM DIG?

3.1 För dig som är besökare
Vi kan komma att behandla följande kategorier personuppgifter om dig som besökare:

  • IP-nummer och information om din användning av Billmates webbplats och tjänster.

3.2 För dig som är nyhetsbrevsmottagare
Vi kan komma att behandla följande kategorier av personuppgifter om dig som nyhetsbrevsmottagare:

  • Kontaktuppgifter
  • E-postadress, samt
  • IP-nummer och information om din användning av Billmates webbplats och tjänster.

3.3 För dig som är kund, gäldenär eller samarbetspartner
Vi kan komma att behandla följande kategorier av personuppgifter om dig som kund, gäldenär eller samarbetspartner:

  • Kontaktuppgifter, såsom namn, adress, e-postadress, telefonnummer,
  • Personnummer,
  • Kopior på identitetshandlingar,
  • Uppgifter om ekonomisk situation (inkomst- och skulduppgifter eller andra tillgångar),
  • Information om varor/tjänster (detaljer angående de varor/tjänster du köpt),
  • Personuppgifter på fakturor, krav och andra handlingar som berörs av våra tjänster,
  • Betalningsinformation såsom kontonummer, kortnummer, betalningshistorik, information om Swish m.m.,
  • Uppgifter om anställning såsom arbetsgivare, titel, näringsengagemang m.m., samt
  • IP-nummer och information om din användning av Billmates webbplats och tjänster.

4. VARFÖR, HUR OCH ENLIGT VILKEN RÄTTSLIG GRUND BEHANDLAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?

Avtalsrelationer – Tillhandhållande av Billmates tjänster

4.1 För att kunna ingå avtal och hantera våra tjänster med dig som kund och samarbetspartner, inhämtar och behandlar Billmate personuppgifter tillhörande dig. Den lagliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter är att den är nödvändig för att fullgöra vårt avtal med dig eller för att vidta åtgärder innan ett sådant avtal ingås. Om du inte lämnar dina ovan nämnda personuppgifter har vi inte möjlighet att erbjuda våra tjänster eller i övrigt fullgöra våra åtaganden gentemot dig. För det fall du är företrädare eller kontaktperson för en organisation som är kund eller samarbetspartner till Billmate är den lagliga grunden för vår behandling av personuppgifter om dig en intresseavvägning, dvs. att behandlingen är nödvändig för ett ändamål som rör vårt berättigade intresse av att upprätthålla och fullfölja våra åtaganden i avtalsrelationer. Om du inte lämnar dina personuppgifter är det inte säkert att vi kan fullgöra våra åtaganden mot organisationen.

4.2 För att kunna administrera och handha de köp som du gör som gäldenär eller där du är fakturagäldenär eller företrädare eller kontaktperson för en organisation som är gäldenär, är den lagliga grunden för vår behandling av personuppgifter om dig en intresseavvägning, dvs. att behandlingen är nödvändig för ett ändamål som rör vårt berättigade intresse av att upprätthålla och fullfölja våra åtaganden för att kunna erhålla betalning, upptäcka oegentligheter och förhindra rättsförluster.

4.3 För att kunna administrera och handha de fakturor som vi köper av eller hanterar för våra kunder, och där du är fakturagäldenär eller företrädare eller kontaktperson för en organisation som är fakturagäldenär, är den lagliga grunden för vår behandling av personuppgifter om dig en intresseavvägning, dvs. att behandlingen är nödvändig för ett ändamål som rör vårt berättigade intresse av att upprätthålla och fullfölja våra åtaganden för att kunna erhålla betalning, upptäcka oegentligheter och förhindra rättsförluster. När vi hanterar fakturor för våra kunder, eller köper fakturor av dessa, kan uppgifter om dig lämnas av vår kund.

4.4 Billmate behöver använda identitetshandlingar för att kunna säkerställa din identitet i samband med användning av våra tjänster. Eftersom vi omfattas av regelverket för penningtvätt och finansiering av terrorism så ger denna lagstiftning Billmate en rättslig skyldighet att säkerställa identitet. Om du inte lämnar dina personuppgifter är det inte säkert att vi kan fullgöra våra åtaganden mot dig eller den organisation som du företräder.

4.5 Billmate kan komma att inhämta personuppgifter från externa parter såsom myndigheter och informationsleverantörer för att säkerställa identitet och adress men även att du som fysisk person har rätt att företräda en juridisk person. Billmate kan även inhämta kreditupplysningar från externa parter som kreditupplysningsföretag. Sådan upplysning är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra vårt avtal eller vidta åtgärder innan avtal ingås, alternativt nödvändig för vårt berättigade intresse att bedöma din betalningsförmåga och därigenom fullfölja våra åtaganden för att kunna erhålla betalning. Kreditupplysning regleras i lagen om kreditupplysning. Har du frågor rörande innehållet i kreditupplysningen ombedes du vända dig direkt till kreditupplysningsföretaget.

4.6 Vissa personuppgifter kan också behandlas på grund av att Billmate har en rättslig förpliktelse att fullfölja, exempelvis personuppgifter till följd av vår bokföringsskyldighet eller andra skyldigheter som åvilar oss enligt lag.

Marknadsföring – Webbplats

4.7 Billmate inhämtar och behandlar även personuppgifter tillhörande dig som besökare på vår webbplats, nyhetsbrevsmottagare, kund eller samarbetspartner i syfte att kvalitetssäkra vår verksamhet, att kontakta dig och erbjuda samt marknadsföra våra tjänster till dig. Vi kan också komma att skicka relevanta marknadsföringserbjudanden till dig i form av bland annat nyhetsbrev och kampanjerbjudanden, såväl brevledes som via sociala medier, e-post och sms. Den lagliga grunden är att behandlingen är nödvändig för vårt berättigade intresse av att kunna utveckla vår verksamhet och möta dina behov, marknadsföra våra produkter och tjänster som vi tror att du kan vara intresserad av. Vårt intresse av att behandla dina personuppgifter för detta ändamål går före ditt eventuella intresse av att skydda din personliga integritet mot bakgrund av de potentiella fördelar som marknadsföringen medför för dig. Du har dock rätt att när som helst invända mot behandling av personuppgifter för direkt marknadsföring.

5. HUR LÄNGE SPARAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?

5.1 Billmate lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Vi genomför därför regelbundna gallringar bland lagrade personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs.

5.2 Billmate sparar uppgifter om dig som kund eller samarbetspartner så länge det finns ett aktivt avtal. Efter avtalsförhållandet har upphört sparar Billmate personuppgifterna så länge ett rättsligt anspråk förs eller kan göras gällande i anledning av avtalet. Billmate kan emellertid behöva lagra personuppgifterna även efter denna tidsperiod, bland annat för att administrera eventuella garantier, reklamationsfrister, för att följa lagkrav, hantera andra rättsliga krav som kan tänkas riktas mot Billmate som inte härrör från något avtal eller för att marknadsföra tjänster och skicka erbjudanden som Billmate tror kan vara av intresse för dig.

5.3 Billmate sparar uppgifter om dig som gäldenär under den tid fakturan är obetald och din skuld kan göras gällande, med beaktande av fordringars preskriptionstider och eventuella preskriptionsavbrott. Även efter att skulden har betalats eller slutreglerats kan vi behöva lagra personuppgifter, bland annat för att följa lagkrav eller hantera andra rättsliga krav med anledning av skuldförhållandet.

5.4 Billmate sparar uppgifter om dig som besökare av vår webbplats och nyhetsbrevsmottagare tills du invänt mot behandlingen av dina personuppgifter. Invänder du mot behandlingen raderar Billmate dina personuppgifter snarast möjligt.

6. VEM HAR TILLGÅNG TILL DINA UPPGIFTER?

Dina personuppgifter kan komma att lämnas ut till och behandlas av tredje part. Det kan röra sig om koncernbolag, tjänsteleverantörer, juridiska rådgivare, revisorer, verksamhetskonsulter, myndigheter etc. Exempel på situationer när dina personuppgifter kan komma att överföras till tredje part är när sådan åtgärd krävs med anledning av lag, tvist, myndighetsförfrågan eller beslut, efter egen begäran alternativt när det krävs för uppfyllelse av ett för Billmate berättigat intresse. Billmate förblir alltjämt personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som överlämnas, medan tredje part beroende på omständigheterna antingen blir självständigt personuppgiftsansvarigt, med Billmate gemensamt personuppgiftsansvarigt eller Billmates personuppgiftsbiträde.

7. VAR BEHANDLAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?

Billmate kan komma att behandla dina personuppgifter både inom och utanför EU/EES. Billmate kommer och måste vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa att överföringen sker på ett lagligt sätt och uppgifter fortsätter vara skyddade av de mottagande parterna utanför EU/EES.

8. COOKIES

8.1 När du besöker vår webbplats använder vi cookies. Cookies är små textfiler som sparas i din enhet när du besöker en webbplats. Dessa cookies hjälper oss att förbättra din användarupplevelse på vår webbplats och hjälper oss att få reda på vilka sidor du är intresserad av. En del av dessa cookies är nödvändiga för funktionaliteten, medan andra används för att optimera och förbättra din upplevelse.

8.2 Billmate använder cookies för att samla in data och sammanställa bl.a. antalet besökare, vilka länkar besökare klickar på, demografi och intresse i syfte att kunna optimera vår webbplats och ge dig som besökare en bättre upplevelse på webbplatsen.

8.3 Billmate använder sig även av tredjepartscookies som utför spårning över flera domäner för att vi ska kunna tillhandhålla marknadsföring på andra webbplatser eller mediekanaler till dig.

8.4 Billmate sparar inte dina personuppgifter vad avser cookies. Du kan blockera cookies och fortfarande få tillgång till merparten av vårt innehåll. Om du väljer att blockera cookies, kan det försämra webbplatsens funktionalitet. För att blockera cookies måste du ändra säkerhetsinställningarna i din webbläsare.

9. PROFILERING

Billmate kan behandla dina personuppgifter genom profilering såsom analys om hur du använder vår webbplats, om vilka tjänster och erbjudanden du varit intresserad av, uppgifter om dina inköp för att tillhandahålla dig erbjudanden som vi tror passar dig. Du kan närsomhelst invända mot behandling av personuppgifter genom profilering. Detta gäller dock inte om sådan behandling är nödvändig för ingående eller fullgörande av avtal med dig eller om sådan behandling är tillåten enligt tillämplig lagstiftning.

10. VAD HAR DU SOM REGISTRERAD FÖR RÄTTIGHETER?

10.1 Rätt till tillgång
Du har rätt att vända dig till Billmate i egenskap av personuppgiftsansvarig och begära tillgång till de personuppgifter som vi behandlar, samt begära information om bland annat ändamålen med behandlingen och vilka som mottagit personuppgifterna. Billmate kommer i egenskap av personuppgiftsansvarig att förse dig med kostnadsfri kopia på de personuppgifter som behandlas. Vid eventuella extra kopior kan Billmate komma att ta ut en administrationsavgift.

10.2 Rätt till rättelse och begränsning
Du har rätt att utan onödigt dröjsmål få dina personuppgifter rättade eller, under vissa förutsättningar begränsade. Om du anser att Billmate behandlar personuppgifter om dig som är felaktiga eller ofullständiga kan du kräva att få dessa rättade eller kompletterade.

10.3 Rätt till radering
Du har även rätt att få dina uppgifter raderade bland annat om de inte längre är nödvändiga för ändamålet eller om behandlingen av dem baseras på samtycke och detta har återkallats. Det kan dock finnas lagkrav eller avtalsförhållande som gör att vi inte kan radera dina personuppgifter.

10.4 Rätt att invända
Som registrerad har du rätt att när som helst invända mot behandling av dina personuppgifter om den lagliga grunden för behandlingen utgörs av intresseavvägning. Du som registrerad har även rätt att när som helst invända mot behandling av dina personuppgifter om dessa behandlas för direkt marknadsföring.

10.5 Rätt till dataportabilitet
Som registrerad har du rätt att få ut de personuppgifter som du tillhandahållit Billmate som personuppgiftsansvarig och har rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig (dataportabilitet). Detta gäller dock under förutsättning att det är tekniskt möjligt och att behandlingen varit nödvändig för fullgörande av avtal.

10.6 Rätt att lämna in klagomål
Om du är missnöjd med hur vi behandlat dina personuppgifter ber vi dig att kontakta oss, se våra kontaktuppgifter i avsnitt 12. Du har även rätt att ge in ett klagomål på vår personuppgiftsbehandling till:

Datainspektionen / Integritetsskyddsmyndigheten (myndigheten byter namn till Integritetsskyddsmyndigheten under år 2018)
Box 8114
104 20 Stockholm
datainspektionen@datainspektionen.se

11. ÄNDRINGAR AV POLICYN

Billmate förbehåller sig rätten att ändra och uppdatera denna policy. Vid materiella ändringar i policyn eller om befintlig information ska behandlas på annat sätt än vad som anges i policyn, kommer Billmate informera om detta på lämpligt sätt.

12. KONTAKTA BILLMATE

Vid frågor eller vid andra önskemål avseende personuppgifter vänligen kontakta Billmates kontaktperson avseende personuppgiftshantering:

Kontaktuppgifter
Namn: Erik Malmgren, Billmate AB
Adress: Skeppsbron 7, 211 20 Malmö
Telefonnummer: 040-30 35 00
E-postadress: integritet@billmate.se

Version: SV20180524SE